CO Form D Điện Tử Là Gì? Quy Trình Đăng Ký Và Sử Dụng

CO Form D điện tử là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa dạng điện tử được áp dụng trong khuôn khổ Hiệp định Thương mại Hàng hóa ASEAN (ATIGA), giúp doanh nghiệp xuất nhập khẩu hưởng ưu đãi thuế quan khi giao thương trong khu vực. Với việc chuyển đổi từ hình thức giấy truyền thống sang nền tảng điện tử, quy trình xin cấp và sử dụng CO Form D trở nên nhanh chóng, thuận tiện và tiết kiệm chi phí đáng kể. Giải pháp này không chỉ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian làm thủ tục hải quan mà còn nâng cao tính minh bạch, giảm thiểu rủi ro giả mạo và thất lạc chứng từ. Bài viết này  F&F Logistics sẽ cung cấp thông tin chi tiết về CO Form D điện tử, quy trình đăng ký, lợi ích và những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp áp dụng hiệu quả trong hoạt động xuất nhập khẩu.

CO Form D Điện Tử Là Gì?

CO Form D điện tử được định nghĩa chính xác là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin) dạng điện tử được cấp theo Hiệp định Thương mại Hàng hóa ASEAN (ATIGA), xác nhận nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa từ một quốc gia thành viên ASEAN. Đây là tài liệu quan trọng giúp hàng hóa được hưởng ưu đãi thuế quan khi xuất khẩu sang các nước trong cộng đồng kinh tế ASEAN. Khác với hình thức CO Form D truyền thống bằng giấy, phiên bản điện tử được tạo, ký, gửi và lưu trữ hoàn toàn trên môi trường số thông qua Hệ thống Chứng nhận và Xác minh Xuất xứ ASEAN (ASEAN Single Window – ASW).

Form D điện tử là một phần của hệ thống Cơ chế một cửa ASEAN (ASEAN Single Window), được thiết kế để tạo thuận lợi cho thương mại khu vực thông qua số hóa quy trình chứng nhận xuất xứ. Hệ thống này kết nối các cơ chế một cửa quốc gia, cho phép trao đổi thông tin điện tử một cách an toàn và hiệu quả giữa các cơ quan hải quan và cơ quan cấp CO trong khu vực ASEAN.

So Sánh CO Form D Điện Tử Và CO Form D Truyền Thống:

Cơ Sở Pháp Lý Của CO Form D Điện Tử

Việc triển khai CO Form D điện tử dựa trên nhiều văn bản pháp lý quan trọng từ cấp khu vực đến quốc gia. Hiệp định Thương mại Hàng hóa ASEAN (ATIGA) là nền tảng pháp lý cơ bản, quy định về ưu đãi thuế quan và quy tắc xuất xứ cho hàng hóa giao thương trong khu vực ASEAN. Nghị định thư về Cơ chế một cửa ASEAN đã được các nước thành viên ký kết để thiết lập khung pháp lý cho việc trao đổi CO Form D điện tử và các chứng từ thương mại khác.

Tại Việt Nam, việc áp dụng CO Form D điện tử được quy định trong Thông tư số 22/2016/TT-BCT ngày 03/10/2016 của Bộ Công Thương về việc thực hiện Quy tắc xuất xứ hàng hóa trong ATIGA, được sửa đổi bổ sung bởi Thông tư số 27/2019/TT-BCT. Ngoài ra, Quyết định số 1921/QĐ-TTg ngày 29/11/2021 của Thủ tướng Chính phủ về việc triển khai Cơ chế một cửa quốc gia, Cơ chế một cửa ASEAN cũng là căn cứ pháp lý quan trọng cho việc triển khai hệ thống CO điện tử.

Danh Sách Các Văn Bản Pháp Lý Liên Quan:

1. Cấp khu vực:
   • Hiệp định Thương mại Hàng hóa ASEAN (ATIGA)
   • Nghị định thư về Cơ chế một cửa ASEAN (ASW)
   • Bản ghi nhớ về việc triển khai thí điểm Cơ chế một cửa ASEAN
   • Thỏa thuận về việc trao đổi CO Form D điện tử giữa các nước ASEAN
2. Cấp quốc gia (Việt Nam):
   • Thông tư số 22/2016/TT-BCT và Thông tư số 27/2019/TT-BCT của Bộ Công Thương
   • Quyết định số 1921/QĐ-TTg ngày 29/11/2021 của Thủ tướng Chính phủ
   • Quyết định số 1254/QĐ-TTg ngày 26/9/2018 về việc phê duyệt Kế hoạch hành động thúc đẩy Cơ chế một cửa quốc gia, Cơ chế một cửa ASEAN
   • Thông tư số 39/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về thực hiện kiểm tra xuất xứ

Quy Trình Đăng Ký Và Sử Dụng CO Form D Điện Tử

Quy trình đăng ký và sử dụng CO Form D điện tử bao gồm nhiều bước từ đăng ký tài khoản đến khi hàng hóa được thông quan. Đầu tiên, doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản trên Hệ thống chứng nhận xuất xứ điện tử (eCoSys) do Bộ Công Thương quản lý. Việc đăng ký yêu cầu các thông tin về doanh nghiệp, giấy phép kinh doanh, mã số thuế và thông tin liên hệ. Sau khi được phê duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận được tên đăng nhập và mật khẩu để truy cập hệ thống.

Khi có nhu cầu xuất khẩu, doanh nghiệp đăng nhập vào hệ thống eCoSys và khai báo thông tin về lô hàng, bao gồm thông tin người xuất khẩu, người nhập khẩu, mô tả hàng hóa, số lượng, trọng lượng, hóa đơn thương mại và các chứng từ liên quan. Hệ thống sẽ tự động kiểm tra tính hợp lệ của thông tin và tính toán tỷ lệ giá trị khu vực (Regional Value Content – RVC) để xác định xuất xứ. Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp gửi hồ sơ điện tử và thanh toán phí (nếu có) trực tuyến.

Các Bước Trong Quy Trình Đăng Ký Và Sử Dụng CO Form D Điện Tử:

Cơ Quan Có Thẩm Quyền Cấp CO Form D Điện Tử

Tại Việt Nam, có nhiều cơ quan có thẩm quyền cấp CO Form D điện tử, giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận dịch vụ này. Bộ Công Thương là cơ quan quản lý nhà nước về xuất xứ hàng hóa, chịu trách nhiệm xây dựng và vận hành hệ thống cấp CO điện tử. Các cơ quan trực thuộc Bộ như Cục Xuất nhập khẩu và các Sở Công Thương tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương được ủy quyền cấp CO Form D điện tử.

Ngoài ra, một số tổ chức được Bộ Công Thương ủy quyền cũng có thẩm quyền cấp CO Form D điện tử, như Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) và các chi nhánh, Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, và một số hiệp hội ngành nghề được chỉ định. Các cơ quan này đều được kết nối với hệ thống eCoSys và có quyền thẩm định, phê duyệt và cấp CO Form D điện tử cho doanh nghiệp.

Danh Sách Các Cơ Quan Có Thẩm Quyền Cấp CO Form D Điện Tử:

1. Cơ quan nhà nước:
   • Cục Xuất nhập khẩu – Bộ Công Thương
   • Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương
   • Ban Quản lý các Khu Công nghiệp và Khu Chế xuất (được ủy quyền)
2. Tổ chức được ủy quyền:
   • Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) và các chi nhánh
   • Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam
   • Hiệp hội Chế biến và Xuất khẩu Thủy sản Việt Nam (VASEP)
   • Hội Dệt may Việt Nam (VITAS)
   • Hiệp hội Gỗ và Lâm sản Việt Nam (VIFOREST)

Lợi Ích Của Việc Sử Dụng CO Form D Điện Tử

Việc chuyển đổi từ CO Form D truyền thống sang hình thức điện tử mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Tiết kiệm thời gian là lợi ích đầu tiên và rõ ràng nhất, khi thời gian xử lý hồ sơ giảm từ 1-3 ngày xuống còn 1-8 giờ làm việc. Doanh nghiệp có thể khai báo và nộp hồ sơ bất cứ lúc nào, không bị giới hạn bởi giờ làm việc hành chính, giúp tối ưu hóa quy trình xuất khẩu và đáp ứng các đơn hàng gấp.

Giảm chi phí là lợi ích quan trọng khác, khi doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển chứng từ và nhân công xử lý giấy tờ. Tính minh bạch và bảo mật cũng được nâng cao, giảm thiểu rủi ro giả mạo và thất lạc chứng từ. Hệ thống điện tử còn cho phép doanh nghiệp dễ dàng theo dõi trạng thái hồ sơ, tra cứu và truy xuất dữ liệu lịch sử, hỗ trợ tốt cho công tác quản lý và báo cáo.

Lợi Ích Cụ Thể Của CO Form D Điện Tử:

Các Quốc Gia ASEAN Đã Triển Khai CO Form D Điện Tử

Việc triển khai CO Form D điện tử đã và đang được thực hiện tại các quốc gia thành viên ASEAN với tốc độ và mức độ khác nhau. Singapore và Malaysia là những quốc gia tiên phong trong việc triển khai hệ thống này, với cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin tiên tiến và quy trình xuất nhập khẩu hiện đại. Hai quốc gia này đã hoàn tất kết nối với ASW và có thể trao đổi CO Form D điện tử với tất cả các nước thành viên khác.

Việt Nam, Indonesia, và Thái Lan cũng đã triển khai thành công hệ thống CO Form D điện tử và có thể trao đổi chứng từ này với các quốc gia khác trong khu vực. Philippines, Brunei, và Myanmar đang trong giai đoạn tích cực triển khai và kết nối hệ thống. Lào và Campuchia, mặc dù đã tham gia vào Cơ chế một cửa ASEAN, vẫn đang trong giai đoạn đầu của quá trình triển khai do hạn chế về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và nguồn lực.

Tình Hình Triển Khai CO Form D Điện Tử Tại Các Nước ASEAN:

Các Lưu Ý Quan Trọng Khi Sử Dụng CO Form D Điện Tử

Để sử dụng CO Form D điện tử hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng. Đầu tiên, cần đảm bảo tính chính xác của thông tin khai báo, đặc biệt là các thông tin về mã HS, mô tả hàng hóa, trọng lượng và giá trị. Sai sót trong khai báo có thể dẫn đến việc từ chối cấp CO hoặc gặp khó khăn khi thông quan. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thông tin trước khi gửi hồ sơ và sử dụng tính năng kiểm tra lỗi của hệ thống.

Việc lưu trữ chứng từ gốc cũng rất quan trọng, mặc dù CO Form D được cấp dưới dạng điện tử, doanh nghiệp vẫn cần lưu trữ các chứng từ gốc liên quan đến lô hàng như hóa đơn thương mại, vận đơn, bảng kê chi tiết nguyên liệu trong thời gian ít nhất 3 năm để phục vụ công tác kiểm tra sau thông quan. Ngoài ra, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật thông tin về các quy định mới liên quan đến xuất xứ hàng hóa và CO Form D điện tử để đảm bảo tuân thủ.

Danh Sách Các Lưu Ý Quan Trọng:

1. Về khai báo thông tin:
   • Đảm bảo thông tin khai báo chính xác, đặc biệt mã HS, mô tả hàng hóa
   • Kiểm tra kỹ tiêu chí xuất xứ áp dụng (WO, RVC, CTH…)
   • Tính toán chính xác tỷ lệ giá trị khu vực (RVC) nếu áp dụng
   • Đảm bảo thông tin nhất quán giữa CO và các chứng từ khác
2. Về chứng từ hỗ trợ:
   • Chuẩn bị đầy đủ chứng từ hỗ trợ theo yêu cầu
   • Lưu trữ chứng từ gốc trong thời gian ít nhất 3 năm
   • Scan chứng từ với độ phân giải rõ ràng khi tải lên hệ thống
   • Có sẵn bảng kê chi tiết nguyên liệu cho các sản phẩm phức tạp
3. Về quy trình sử dụng:
   • Đăng ký CO sớm, trước khi hàng rời cảng xuất khẩu
   • Thông báo cho đối tác nhập khẩu về mã tham chiếu CO điện tử
   • Theo dõi trạng thái CO trên hệ thống thường xuyên
   • Có phương án dự phòng trong trường hợp hệ thống gặp sự cố
4. Về vấn đề kỹ thuật:
   • Sử dụng trình duyệt web tương thích với hệ thống eCoSys
   • Đảm bảo kết nối internet ổn định khi khai báo
   • Cập nhật chữ ký số định kỳ theo quy định
   • Bảo mật thông tin đăng nhập hệ thống
5. Về quy định và cập nhật:
   • Theo dõi thường xuyên thông báo từ cơ quan cấp CO
   • Cập nhật kiến thức về quy tắc xuất xứ và thay đổi quy định
   • Tham gia các khóa đào tạo về CO điện tử khi có thể
   • Tham khảo ý kiến chuyên gia khi cần thiết

Các Vấn Đề Thường Gặp Và Cách Khắc Phục

Trong quá trình sử dụng CO Form D điện tử, doanh nghiệp có thể gặp phải một số vấn đề phổ biến. Khó khăn kỹ thuật khi truy cập hệ thống là vấn đề thường gặp, có thể do máy tính không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, trình duyệt không tương thích, hoặc kết nối internet không ổn định. Để khắc phục, doanh nghiệp nên kiểm tra và đảm bảo máy tính đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật của hệ thống, sử dụng trình duyệt được khuyến nghị, và có kết nối internet ổn định.

Sai sót trong khai báo thông tin cũng là vấn đề thường gặp, đặc biệt đối với doanh nghiệp mới sử dụng hệ thống. Các lỗi phổ biến bao gồm sai mã HS, mô tả hàng hóa không chính xác, tính toán RVC không đúng. Để tránh những sai sót này, doanh nghiệp nên đào tạo nhân viên về quy tắc xuất xứ và cách sử dụng hệ thống, kiểm tra kỹ thông tin trước khi gửi, và sử dụng tính năng kiểm tra lỗi của hệ thống.

Các Vấn Đề Thường Gặp Và Biện Pháp Khắc Phục:

Sự Khác Biệt Giữa CO Form D Điện Tử Và Các Loại CO Khác

CO Form D điện tử có nhiều điểm khác biệt so với các loại CO khác được sử dụng trong thương mại quốc tế. Về phạm vi áp dụng, CO Form D chỉ áp dụng cho hàng hóa xuất khẩu giữa các nước ASEAN theo Hiệp định ATIGA, trong khi các loại CO khác như Form E áp dụng cho thương mại Việt Nam – Trung Quốc, Form AK cho Việt Nam – Hàn Quốc, hay Form EUR.1 cho Việt Nam – EU.

Về hình thức, CO Form D điện tử được xử lý hoàn toàn trên môi trường điện tử, trong khi các loại CO khác vẫn chủ yếu được cấp dưới dạng giấy truyền thống. Về quy tắc xuất xứ, mỗi loại CO có các tiêu chí xuất xứ riêng, dựa trên các hiệp định thương mại tương ứng. Ví dụ, CO Form D theo ATIGA có tiêu chí RVC tối thiểu 40%, trong khi CO Form EUR.1 theo EVFTA có các quy tắc xuất xứ phức tạp hơn, tùy thuộc vào từng loại sản phẩm.

So Sánh CO Form D Điện Tử Với Các Loại CO Khác:

Kết Luận

CO Form D điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy thương mại và hội nhập kinh tế khu vực ASEAN. Hệ thống này không chỉ đơn thuần là sự chuyển đổi từ giấy tờ sang dạng điện tử, mà còn là biểu hiện của cam kết xây dựng một cộng đồng kinh tế ASEAN gắn kết, hiệu quả và cạnh tranh. Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, CO Form D điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực như tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, nâng cao tính minh bạch và bảo mật, từ đó góp phần tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường khu vực và quốc tế.

Nguyễn Phương

Tôi là Nguyễn Phương Founder và CEO của F&F Logistics – người đứng sau sự phát triển mạnh mẽ của doanh nghiệp F&F Logistics trong những năm gần đây. Với tư duy đổi mới và tinh thần cầu tiến, tôi sẽ đưa F&F Logistics trở thành đối tác tin cậy trong lĩnh vực vận chuyển và xuất nhập khẩu.