Thủ Tục Hải Quan Hàng Gia Công Chi Tiết và Đầy Đủ Năm 2025

Thủ tục hải quan hàng gia công tại Việt Nam bao gồm 8 bước chính: đăng ký hợp đồng gia công, khai báo định mức nguyên liệu, làm thủ tục nhập khẩu nguyên liệu, giám sát quá trình sản xuất, làm thủ tục xuất khẩu sản phẩm, theo dõi nguyên liệu chưa sử dụng, quyết toán hợp đồng gia công, và thanh khoản hợp đồng. Doanh nghiệp nhận gia công cần tuân thủ đúng quy định hiện hành về miễn thuế nhập khẩu nguyên liệu, báo cáo định kỳ, và xử lý phế liệu, phế phẩm để tối ưu lợi ích và tránh các rủi ro pháp lý.

Tổng Quan Về Hoạt Động Gia Công Xuất Khẩu

Gia công xuất khẩu là hoạt động thương mại trong đó doanh nghiệp Việt Nam nhận nguyên liệu, vật tư từ đối tác nước ngoài để sản xuất sản phẩm theo yêu cầu, sau đó xuất khẩu sản phẩm đó cho đối tác. F&F Logistics hiểu rằng hoạt động gia công xuất khẩu đóng vai trò quan trọng trong cơ cấu xuất khẩu của Việt Nam, giúp tạo việc làm và thu hút ngoại tệ. Bài viết này sẽ giải thích chi tiết thủ tục hải quan áp dụng cho hàng gia công, từ đăng ký hợp đồng đến quyết toán nguyên liệu, đồng thời cung cấp những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, tuân thủ đúng quy định và tránh các rủi ro pháp lý.

Các Hình Thức Gia Công Xuất Khẩu

Hoạt động gia công xuất khẩu tại Việt Nam có nhiều hình thức đa dạng, phù hợp với các nhu cầu và năng lực khác nhau của doanh nghiệp. Gia công xuất khẩu truyền thống (CMT – Cut, Make, Trim) là hình thức phổ biến nhất, trong đó doanh nghiệp Việt Nam chỉ thực hiện các công đoạn cắt, may, hoàn thiện theo mẫu có sẵn từ đối tác nước ngoài. Với hình thức này, doanh nghiệp Việt Nam nhận toàn bộ nguyên liệu, phụ liệu từ đối tác và chỉ đóng góp công lao động.

Gia công FOB (Free on Board) là hình thức nâng cao hơn, trong đó doanh nghiệp Việt Nam được chủ động mua sắm một phần hoặc toàn bộ nguyên liệu, phụ liệu theo yêu cầu của đối tác nước ngoài. Hình thức này đòi hỏi doanh nghiệp có năng lực tài chính tốt hơn nhưng cũng mang lại giá trị gia tăng cao hơn.

ODM (Original Design Manufacturing) là hình thức gia công cao cấp nhất, trong đó doanh nghiệp Việt Nam tham gia vào cả quá trình thiết kế sản phẩm, không chỉ sản xuất theo mẫu có sẵn. Hình thức này đòi hỏi doanh nghiệp có năng lực thiết kế và phát triển sản phẩm, nhưng mang lại giá trị gia tăng và lợi nhuận cao nhất.

Mỗi hình thức gia công có những yêu cầu và thủ tục hải quan khác nhau, đặc biệt là trong việc đăng ký và quản lý nguyên liệu, phụ liệu nhập khẩu. Doanh nghiệp cần xác định rõ hình thức gia công để áp dụng đúng quy trình hải quan.

Quy Trình 8 Bước Thủ Tục Hải Quan Hàng Gia Công

• Bước 1: Đăng Ký Hợp Đồng Gia Công – Doanh nghiệp phải đăng ký hợp đồng gia công với Chi cục Hải quan nơi doanh nghiệp đóng trụ sở chính hoặc nơi có cơ sở sản xuất. Hồ sơ đăng ký bao gồm: văn bản đăng ký hợp đồng gia công, hợp đồng gia công và phụ lục (nếu có), giấy phép kinh doanh có ngành nghề phù hợp, và giấy phép gia công (đối với các mặt hàng có điều kiện). Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan hải quan sẽ phản hồi trong vòng 05 ngày làm việc.
• Bước 2: Khai Báo Định Mức Nguyên Liệu – Doanh nghiệp phải khai báo định mức sử dụng nguyên liệu, vật tư cho một đơn vị sản phẩm và tỷ lệ hao hụt trong quá trình sản xuất. Định mức này phải được khai báo trước hoặc trong quá trình sản xuất lô hàng đầu tiên, chậm nhất là khi làm thủ tục xuất khẩu sản phẩm. Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra tính hợp lý của định mức và có thể yêu cầu giải trình nếu định mức có dấu hiệu bất thường.
• Bước 3: Làm Thủ Tục Nhập Khẩu Nguyên Liệu, Vật Tư – Doanh nghiệp thực hiện khai báo hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS với mã loại hình E31 (nhập khẩu nguyên liệu để gia công). Hồ sơ hải quan bao gồm: tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại (Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill), và các giấy tờ khác theo quy định. Nguyên liệu, vật tư nhập khẩu để gia công được miễn thuế nhập khẩu nhưng phải đăng ký và theo dõi chặt chẽ.
• Bước 4: Giám Sát Quá Trình Sản Xuất – Trong quá trình sản xuất, doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về lưu trữ nguyên liệu, vật tư, thực hiện sản xuất đúng tại địa điểm đã đăng ký, và báo cáo định kỳ tình hình sử dụng nguyên liệu, vật tư cho cơ quan hải quan. Nếu có sự thay đổi về địa điểm sản xuất, doanh nghiệp phải thông báo trước cho cơ quan hải quan để được chấp thuận.
• Bước 5: Làm Thủ Tục Xuất Khẩu Sản Phẩm – Doanh nghiệp thực hiện khai báo hải quan điện tử với mã loại hình E51 (xuất khẩu sản phẩm sau gia công). Hồ sơ hải quan bao gồm: tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, bảng kê nguyên liệu, vật tư sử dụng, và các giấy tờ khác theo quy định. Sản phẩm xuất khẩu sau gia công được miễn thuế xuất khẩu (trừ các mặt hàng thuộc danh mục chịu thuế xuất khẩu).
• Bước 6: Theo Dõi Nguyên Liệu, Vật Tư Chưa Sử Dụng – Doanh nghiệp phải theo dõi và quản lý chặt chẽ số lượng nguyên liệu, vật tư nhập khẩu đã sử dụng và chưa sử dụng. Đối với nguyên liệu, vật tư chưa sử dụng, doanh nghiệp có thể: chuyển sang hợp đồng gia công khác (có sự chấp thuận của cơ quan hải quan), tái xuất về cho đối tác nước ngoài, hoặc tiêu thụ nội địa (phải khai báo và nộp thuế).
• Bước 7: Quyết Toán Hợp Đồng Gia Công – Trong thời hạn 45 ngày kể từ ngày kết thúc hợp đồng gia công, doanh nghiệp phải thực hiện quyết toán với cơ quan hải quan. Hồ sơ quyết toán bao gồm: bảng tổng hợp nguyên liệu, vật tư nhập khẩu; bảng tổng hợp sản phẩm xuất khẩu; bảng quyết toán nguyên liệu, vật tư đã sử dụng; và báo cáo tình hình xử lý phế liệu, phế phẩm. Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra và xác nhận việc quyết toán trong vòng 15 ngày làm việc.
• Bước 8: Thanh Khoản Hợp Đồng Gia Công – Sau khi quyết toán được xác nhận, doanh nghiệp thực hiện thanh khoản hợp đồng gia công. Nếu còn tồn đọng nguyên liệu, vật tư chưa sử dụng, doanh nghiệp phải có phương án xử lý như: chuyển sang hợp đồng gia công khác, tái xuất, hoặc tiêu thụ nội địa. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu khai báo, doanh nghiệp phải giải trình và có thể bị xử phạt nếu vi phạm quy định.

Chính Sách Ưu Đãi Thuế Đối Với Hàng Gia Công

Việt Nam có nhiều chính sách ưu đãi thuế để khuyến khích hoạt động gia công xuất khẩu. Nguyên liệu, vật tư nhập khẩu để gia công xuất khẩu được miễn thuế nhập khẩu, với điều kiện phải đưa vào sản xuất và tái xuất sản phẩm. Ưu đãi này giúp doanh nghiệp giảm chi phí đầu vào và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế.

Ngoài ra, sản phẩm sau gia công xuất khẩu cũng được miễn thuế xuất khẩu, trừ các mặt hàng thuộc danh mục chịu thuế xuất khẩu theo quy định. Đối với phế liệu, phế phẩm phát sinh trong quá trình gia công, nếu được tiêu thụ nội địa, doanh nghiệp phải khai báo và nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT theo quy định.

Tuy nhiên, để được hưởng các ưu đãi thuế này, doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm túc các quy định về đăng ký, khai báo, theo dõi, và quyết toán nguyên liệu, vật tư. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến việc bị truy thu thuế và phạt vi phạm hành chính, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Hồ Sơ Cần Thiết Cho Thủ Tục Hải Quan Hàng Gia Công

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ hải quan là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp thông quan nhanh chóng và tránh các rủi ro pháp lý. Đối với hàng gia công, hồ sơ hải quan cần chuẩn bị bao gồm nhiều loại giấy tờ khác nhau tùy theo từng giai đoạn của quá trình gia công.

Khi đăng ký hợp đồng gia công, doanh nghiệp cần chuẩn bị: văn bản đăng ký hợp đồng gia công, hợp đồng gia công và phụ lục (có bản dịch tiếng Việt nếu hợp đồng bằng tiếng nước ngoài), giấy phép kinh doanh, và giấy phép gia công (nếu cần). Hợp đồng gia công phải có đầy đủ thông tin về hai bên, mặt hàng gia công, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, thời hạn, phương thức thanh toán, và các điều khoản khác.

Khi nhập khẩu nguyên liệu, vật tư, hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm: tờ khai hải quan điện tử, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, danh mục nguyên liệu, vật tư, và các giấy tờ khác theo yêu cầu. Các chứng từ này phải có thông tin chính xác và thống nhất với nhau, đặc biệt là thông tin về số lượng, chủng loại, và giá trị nguyên liệu, vật tư.

Khi xuất khẩu sản phẩm sau gia công, hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm: tờ khai hải quan điện tử, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, bảng kê nguyên liệu, vật tư sử dụng, và các giấy tờ khác theo yêu cầu. Bảng kê nguyên liệu, vật tư sử dụng phải thể hiện rõ định mức sử dụng và số lượng nguyên liệu, vật tư đã sử dụng cho lô hàng xuất khẩu.

Khi quyết toán hợp đồng gia công, hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm: bảng tổng hợp nguyên liệu, vật tư nhập khẩu, bảng tổng hợp sản phẩm xuất khẩu, bảng quyết toán nguyên liệu, vật tư đã sử dụng, và báo cáo tình hình xử lý phế liệu, phế phẩm. Các bảng tổng hợp và quyết toán phải thể hiện đầy đủ và chính xác số liệu về nguyên liệu, vật tư đã nhập khẩu, đã sử dụng, và còn tồn kho.

Quy Định Về Xử Lý Phế Liệu, Phế Phẩm Trong Gia Công

Phế liệu, phế phẩm phát sinh trong quá trình gia công là một vấn đề quan trọng cần được quản lý đúng quy định để tránh rủi ro pháp lý và tối ưu hóa chi phí. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có các phương án xử lý phế liệu, phế phẩm như sau:

1. Tiêu hủy tại Việt Nam: Nếu chọn phương án này, doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan hải quan trước khi tiêu hủy, và việc tiêu hủy phải được thực hiện dưới sự giám sát của cơ quan hải quan và cơ quan môi trường. Chi phí tiêu hủy do doanh nghiệp chịu và phải đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo vệ môi trường.
2. Xuất khẩu trả lại bên đặt gia công: Doanh nghiệp có thể xuất khẩu phế liệu, phế phẩm trả lại cho bên đặt gia công nước ngoài. Khi thực hiện phương án này, doanh nghiệp phải làm thủ tục hải quan xuất khẩu như đối với hàng hóa thông thường, nhưng được miễn thuế xuất khẩu.
3. Tiêu thụ nội địa: Doanh nghiệp có thể xin phép cơ quan hải quan để tiêu thụ phế liệu, phế phẩm tại thị trường nội địa. Khi được chấp thuận, doanh nghiệp phải khai báo và nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT cho phần nguyên liệu, vật tư nhập khẩu tương ứng với phế liệu, phế phẩm tiêu thụ nội địa.
4. Bán cho doanh nghiệp khác làm nguyên liệu sản xuất: Doanh nghiệp có thể bán phế liệu, phế phẩm cho doanh nghiệp khác làm nguyên liệu sản xuất. Trong trường hợp này, doanh nghiệp vẫn phải khai báo và nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT như trường hợp tiêu thụ nội địa.

F&F Logistics khuyến nghị doanh nghiệp nên xây dựng quy trình quản lý phế liệu, phế phẩm chặt chẽ, từ việc phân loại, lưu trữ, đến xử lý. Việc lựa chọn phương án xử lý phù hợp không chỉ giúp tuân thủ quy định mà còn có thể tối ưu hóa chi phí và giảm thiểu tác động đến môi trường.

Báo Cáo Quyết Toán Hợp Đồng Gia Công

Báo cáo quyết toán hợp đồng gia công là một trong những thủ tục quan trọng nhất trong quy trình hải quan hàng gia công. Việc quyết toán chính xác và đúng hạn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định mà còn là cơ sở để xác định nghĩa vụ thuế (nếu có) và thanh khoản hợp đồng gia công.

Doanh nghiệp phải thực hiện quyết toán trong thời hạn 45 ngày kể từ ngày kết thúc hợp đồng gia công. Báo cáo quyết toán phải thể hiện đầy đủ và chính xác các thông tin sau:

1. Tổng số nguyên liệu, vật tư đã nhập khẩu: Chi tiết theo từng lô hàng, chủng loại, số lượng, và giá trị.
2. Tổng số sản phẩm đã xuất khẩu: Chi tiết theo từng lô hàng, chủng loại, số lượng, và giá trị.
3. Định mức sử dụng nguyên liệu, vật tư: Chi tiết theo từng loại sản phẩm và công đoạn sản xuất.
4. Số lượng nguyên liệu, vật tư đã sử dụng: Tính toán dựa trên định mức và số lượng sản phẩm đã xuất khẩu.
5. Tỷ lệ hao hụt thực tế: So sánh với tỷ lệ hao hụt đã khai báo trước đó.
6. Số lượng phế liệu, phế phẩm: Chi tiết theo từng loại và phương án xử lý đã thực hiện.
7. Số lượng nguyên liệu, vật tư còn tồn kho: Chi tiết theo từng chủng loại và phương án xử lý.

Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra báo cáo quyết toán và có thể yêu cầu doanh nghiệp giải trình nếu phát hiện bất kỳ sự chênh lệch hoặc bất thường nào. Nếu doanh nghiệp không thực hiện quyết toán đúng hạn hoặc không giải trình được sự chênh lệch, có thể bị xử phạt vi phạm hành chính và bị truy thu thuế.

F&F Logistics khuyến nghị doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống quản lý nguyên liệu, vật tư chặt chẽ ngay từ đầu, với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý chuyên dụng, để đảm bảo việc theo dõi và quyết toán chính xác và kịp thời.

Những Thách Thức và Lưu Ý Trong Thủ Tục Hải Quan Hàng Gia Công

Mặc dù hoạt động gia công xuất khẩu mang lại nhiều lợi ích, doanh nghiệp vẫn phải đối mặt với nhiều thách thức trong việc tuân thủ thủ tục hải quan. Những thách thức và lưu ý chính bao gồm:

1. Quản lý nguyên liệu, vật tư chính xác: Việc theo dõi và quản lý chính xác số lượng nguyên liệu, vật tư nhập khẩu, đã sử dụng, và còn tồn kho là một thách thức lớn, đặc biệt là đối với doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc có nhiều hợp đồng gia công cùng lúc. F&F Logistics khuyến nghị doanh nghiệp nên đầu tư vào hệ thống quản lý kho hiện đại và đào tạo nhân viên về quy trình quản lý kho.
2. Xác định định mức sử dụng nguyên liệu hợp lý: Việc xác định và khai báo định mức sử dụng nguyên liệu, vật tư hợp lý là yếu tố quan trọng để tránh rủi ro bị kiểm tra và truy thu thuế. Định mức quá cao có thể bị nghi ngờ là để “rút ruột” nguyên liệu, trong khi định mức quá thấp có thể dẫn đến thiếu nguyên liệu trong quá trình sản xuất. Doanh nghiệp nên có căn cứ kỹ thuật và thực tế để xác định định mức phù hợp.
3. Tuân thủ thời hạn báo cáo và quyết toán: Việc không tuân thủ thời hạn báo cáo định kỳ và quyết toán hợp đồng gia công có thể dẫn đến các hình thức xử phạt hành chính. Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình nhắc nhở và theo dõi các thời hạn này để đảm bảo tuân thủ.
4. Xử lý phế liệu, phế phẩm đúng quy định: Việc xử lý phế liệu, phế phẩm không đúng quy định có thể dẫn đến các vấn đề về thuế và môi trường. Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định và lựa chọn phương án xử lý phù hợp.
5. Thay đổi trong hợp đồng gia công: Các thay đổi về sản phẩm, định mức, hoặc thời hạn hợp đồng cần được thông báo và đăng ký lại với cơ quan hải quan. Việc không thông báo có thể dẫn đến việc hợp đồng gia công không được công nhận hoặc bị xử phạt.

F&F Logistics, với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực hải quan và logistics, có thể hỗ trợ doanh nghiệp vượt qua các thách thức này thông qua các dịch vụ tư vấn, đào tạo, và hỗ trợ làm thủ tục hải quan chuyên nghiệp.

Kết Luận

Thủ tục hải quan hàng gia công là một quá trình phức tạp đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm vững quy định, tuân thủ đúng quy trình, và quản lý chặt chẽ nguyên liệu, vật tư. Tuy nhiên, với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và áp dụng các chiến lược tối ưu hóa, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục hải quan hàng gia công một cách hiệu quả, giảm thiểu rủi ro pháp lý, và tối ưu hóa chi phí.

F&F Logistics, với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực hải quan và logistics, cam kết hỗ trợ doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình thực hiện thủ tục hải quan hàng gia công, từ đăng ký hợp đồng, nhập khẩu nguyên liệu, vật tư, xuất khẩu sản phẩm, đến quyết toán hợp đồng. Dịch vụ của F&F Logistics không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn đảm bảo sự tuân thủ đúng quy định, giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Nguyễn Phương

Tôi là Nguyễn Phương Founder và CEO của F&F Logistics – người đứng sau sự phát triển mạnh mẽ của doanh nghiệp F&F Logistics trong những năm gần đây. Với tư duy đổi mới và tinh thần cầu tiến, tôi sẽ đưa F&F Logistics trở thành đối tác tin cậy trong lĩnh vực vận chuyển và xuất nhập khẩu.